Gmail giver brugerne mulighed for at søge i bestemte mapper eller hele deres indbakke for at søge efter e-mails eller vedhæftede filer. Den grundlæggende søgefunktion har dog sine begrænsninger, medmindre du lærer en lang liste af operatører.
Hvis du, som mange mennesker, har tusindvis eller endda millioner af e-mails, kan det være relativt svært at finde en, du har brug for. Især når det kommer til vedhæftede filer. I denne artikel viser vi dig, hvordan du hurtigt og nemt finder større vedhæftede filer i Gmail.
Gmail Avanceret søgning
Ikke mange mennesker bruger den avancerede søgefunktion fra Gmail-grænsefladen. De færreste bruger selvfølgelig også Googles avancerede søgning, så det er faktisk ikke så overraskende. Men hvor Googles søgemaskine er en smule mere ligetil i forhold til, hvad du kan gøre, kommer Gmail ikke med en førsteklasses tutorial, og den har heller ikke en særlig brugervenlig grænseflade.
For at få adgang til den avancerede søgefunktion skal du klikke på den lille pil på Gmails grundlæggende søgelinje.
Derfra får du otte forskellige elementer eller søgeparametre, du kan bruge. Dette skulle give dig mulighed for at filtrere resultaterne meget bedre end at bruge søgeord i søgefeltet.
Du kan bruge denne funktion til at søge efter specifikke afsendere, modtagere, emner, ord osv. Det mest interessante er dog muligheden, der giver dig mulighed for at søge efter e-mails, der ikke indeholder specifikke ord. Dette betyder, at du øjeblikkeligt kan filtrere visse følsomme e-mails fra, hvis du udfører denne avancerede søgning med nogen, der holder øje med dig.
Du kan også inkludere eller ekskludere chats fra listen. Dette er virkelig interessant og nyttigt. Hvis du kun stoler på den grundlæggende søgefunktion, og du søger i din indbakke efter afsender, vil resultaterne vise både dine e-mails og din chathistorik med afsenderen.
Filtrer efter vedhæftede filer
For at begynde at søge efter e-mails med vedhæftede filer, skal du først markere feltet Har vedhæftet fil fra den avancerede søgegrænseflade.
Du vil måske også vælge hovedsøgeparameteren til All Mail, bare hvis du ikke er fan af at organisere dine e-mails i dedikerede mapper. Ikke mange mennesker gør dette, så det er OK.
Derefter skal du tildele et nummer i boksen Størrelse. Du kan derefter søge efter en e-mail, der indeholder en vedhæftet fil, der enten er større end eller lavere end den givne værdi. Værdien kan udtrykkes i kilobytes, bytes og megabytes. Du kan skifte mellem de tre alt efter hvilken der giver mest mening.
Du kan også tilføje en tidsramme som en anden parameter, hvis du tror, det vil hjælpe. Når alle dine præferencer er indstillet, kan du klikke på linket i nederste højre hjørne af søgegrænsefladen for at gemme filteret til fremtidig brug. Hvis du ikke tror, du får brug for dette, skal du blot klikke på forstørrelsesglasset til venstre for at starte en forespørgsel med dit nye filter.
Resultaterne skulle komme tilbage næsten øjeblikkeligt, afhængigt af din computer og din internetudbyder selvfølgelig.
Som et alternativ kan du også bruge operatorerne i den grundlæggende søgelinje.
- Størrelse: [filstørrelse] – dette bruges til at søge efter beskeder eller e-mails, der er større end den angivne størrelse i B, KB eller MB. (dvs. Størrelse: 4MB viser e-mails, der overstiger 4 MB, vedhæftede filer inkluderet.)
- Mindre: [filstørrelse] – denne operator giver dig mulighed for at søge efter beskeder, der er mindre end den angivne værdi. (dvs. Mindre: 19KB vil vise e-mails, der er mindre end 19 KB.)
Andre måder at filtrere e-mails på
Hvis du stadig har problemer med at finde den vedhæftede fil, du søger efter, er der et par flere muligheder for at indsnævre resultaterne. Øverst i dine søgeresultater finder du flere muligheder, som kan bruges til at filtrere udvalget.
Brug denne nøgle til bedre at forstå, hvad du kan gøre:
- Filtrer kun efter billeder – Hvis den vedhæftede fil, du leder efter, er et billede, skal du vælge den første mulighed i dine søgeresultater. Det vil automatisk bortfiltrere eventuelle ikke-billedvedhæftede filer.
- Filtrer kun efter videoer – Dette fjerner alle resultater, der ikke indeholder en vedhæftet video.
- Søg efter tidsramme – Vælg et af valgene i rullemenuen, eller vælg den tilpassede mulighed, der giver dig mulighed for at vælge bestemte datoer og tidspunkter.
- Søg efter afsender eller modtager – Den fjerde mulighed giver dig mulighed for at indsnævre den anden part, der sendte eller modtog den vedhæftede fil.
- Avancerede muligheder - Hvis du gerne vil gå tilbage til de oprindelige muligheder, der er angivet ovenfor, kan du gøre det ved at klikke på den femte mulighed.
Hvis du har fundet den vedhæftede fil, du leder efter, kan du nemt downloade den til din enhed eller videresende e-mailen til en anden person. For at downloade den vedhæftede fil, skal du blot holde markøren over den og klikke på download-ikonet, der vises.
Du kan også højreklikke på den vedhæftede fil og vælge muligheden for at videresende den i en helt ny e-mail eller filtrere den til en mappe i din Gmail for sikker opbevaring.
Hjælper dette virkelig?
Med hensyn til at organisere din indbakke bedre, kan det være nyttigt til en vis grad. Når du får de resultater, du leder efter, skal du begynde at tjekke manuelt for at se, hvilken e-mail der har den største vedhæftede fil. Hvis du har to eller tre sider med resultater, betyder det ikke, at den største vedhæftede fil bliver opført højt på listen.
De viste e-mails er stadig organiseret efter dato fra seneste til ældste. For at få nemmere ved at administrere dine vedhæftede filer, bør du derfor prioritere at oprette forskellige mapper til forskellige typer filer.
På denne måde vil du være i stand til at adskille billeder fra videofiler, e-bøger fra lydfiler og så videre. Dette skulle give dig en bedre idé om, hvor du skal lede efter dine største vedhæftede filer. Du kan også bruge mapper til at organisere e-mails med vedhæftede filer efter bestemte størrelsesparametre.
Sidste tanke
Ligesom Google tilbyder brugerne flere søgeparametre for onlineforespørgsler, gør Gmail det også. Selvom det avancerede søgefelt i Gmail har en væsentligt enklere grænseflade, klarer den stadig et godt stykke arbejde med at sortere e-mails efter vigtige parametre.
Det ene område, hvor Gmail stadig mangler, er de faktiske sorteringsmuligheder. Hvis du vil organisere dine e-mails efter størrelse, type vedhæftet fil eller andre funktioner, er du stadig meget begrænset i, hvad du kan opnå.