Regneark er en fantastisk måde for datanørder at organisere, vise og analysere information på, men for "resten af os" kan de nogle gange være lidt forvirrende. Pivottabeller er et usædvanligt kraftfuldt værktøj i regneark til at præsentere data, men de kan være meget forvirrende for nybegyndere, især når du tænker på, at grænsefladerne til at oprette tabellerne stort set antager, at du allerede ved alt, hvad der er at vide om dem. Hvis det, ligesom jeg, ikke er tilfældet for dig, så vil du forhåbentlig finde denne artikel informativ og nyttig. Jeg vil præsentere et grundlæggende selvstudie om at oprette, redigere og opdatere pivottabeller i Google Sheets.
Lad os først tale om, hvad en pivottabel er. En pivottabel opsummerer dataene fra en anden tabel ved at udføre en form for manipulation af de originale data (såsom summering, optælling eller gennemsnit), og grupperer derefter de opsummerede data på en nyttig måde. Den definition var sandsynligvis ikke særlig nyttig, hvis du ikke allerede ved, hvordan alt dette fungerer. Jeg skrev det, og jeg er stadig selv forvirret. I stedet for at prøve at definere det, lad os oprette en datatabel og derefter bygge en pivottabel baseret på den, så vi mere klart kan forstå, hvordan dette koncept fungerer.
Lad os sige, at vi har et ejendomskontor, og vi solgte en række huse sidste år i et par forskellige kvarterer. Så vi vil gerne lave en tabel over, hvor mange penge hvert hus solgte for. Her er vores tabel (naturligvis kun en kort version, da en rigtig tabel ville have meget mere data, men lad os holde det enkelt):
Vi vil gerne tage disse oplysninger og finde ud af, hvilke kvarterer der har de højeste gennemsnitlige salgspriser. Vi kunne gøre det i hånden, og det ville være nemt for dette lille bord, men tænk, hvis vi havde hundredvis af salg at se på. Så hvordan forvandler vi nemt disse salgsoplysninger til en nyttig pivottabel, der viser os den gennemsnitlige salgspris efter kvarter?
Opret pivottabeller i Google Sheets
- Vælg alle data (inklusive overskrifterne) ved at vælge cellen i nederste højre hjørne og trykke på Ctrl + A.
- Vælg Data og derefter Pivottabeller fra menuen.
- Google Sheets opretter et nyt ark med et tomt gitter.
- Vælg hvilke rækker, kolonner, værdier og filtre, der skal bruges, fra højremenuen. Bemærk, at Sheets foreslår et færdiglavet bord til os; faktisk er det præcis, hvad vi ønsker! Vælg "Gennemsnit af salgspris for hvert kvarter".
Og her er det!
Google Sheets viser nu de tilsvarende data i pivottabellen. Du kan vælge enhver form for datasæt, du kan lide, og oprette resultater som Grand Totals. Du kan sammenligne forekomster, værdier, hvor mange gange en værdi vises, SUM og mere, alt sammen ved at vælge typen af rapport i højre rude. Bare klik inde i pivottabellen for at få rapporteringsruden frem, og leg med værdierne der, og du kan se alle de forskellige måder, du kan konfigurere dine tabeller på. Vi kan nemt få denne tabel til at vise os minimums- eller maksimumssalgsprisen i et kvarter, eller hvor mange huse der sælges pr. kvarter, eller en af en række andre måder at visualisere dataene på.
Hvad hvis vi vil ændre vores pivottabel?
Rediger pivottabeller i Google Docs
Du kan redigere en pivottabel ligesom ethvert andet regneark. Du skal blot redigere de data, der bruges i et bestemt felt, for at det afspejles i tabellen.
- Åbn Google Sheet med data, der bruges af pivottabellen.
- Rediger de data, du skal ændre efter behov.
- Pivottabellen opdateres automatisk.
Det er vigtigt ikke at ændre dataene i selve pivottabellen, da dette vil ødelægge tabellen, og så bliver du nødt til at starte hele processen forfra. Du behøver kun at ændre dataene i det ark, der bruges af tabellen. Bordet passer sig selv.
Opdater en pivottabel i Google Sheets
Du behøver normalt ikke manuelt at opdatere en pivottabel i Google Sheets. Når du opdaterer de data, der trækkes af tabellen, bør pivottabellen opdateres dynamisk. Ingen brugerhandling er nødvendig for at opdatere tabellen.
Der kan være tidspunkter, hvor dette ikke sker korrekt, og det er normalt fordi du har et filter kørende på bordet.
- Åbn Google Sheet med pivottabellen.
- Vælg en kolonneoverskrift, så menuen Rapportredigering vises til højre.
- Tjek filterfeltet for hver kolonne for at sikre, at der ikke er nogen. Du bør se "Tilføj felt" ved overskriften Filter, hvis der ikke er nogen filtre, der kører.
Hvis der er filtre, skal du vælge det lille grå "X" til højre i vinduet for at fjerne dem. Du kan altid bringe dem tilbage, hvis du har brug for det.
Føj et diagram til en pivottabel i Google Sheets
Ud over at samle data i en pivottabel for at vise data på en brugbar måde, kan du også bruge diagrammer som en grafisk demonstration af dine resultater. Sådan integrerer du et diagram i en pivottabel.
- Åbn Google Sheet med pivottabellen.
- Vælg alle kolonner, du vil inkludere i diagrammet.
- Vælg Indsæt og diagram.
- Vælg diagramtypen, og rediger farverne, forklaringen og de aspekter, du skal ændre.
Diagrammet vises med det samme, og ligesom tabellen opdateres det dynamisk, når du ændrer kernedataene. Nu har du ikke kun et sejt pivottabel til at imponere din chef, men også nogle smukke diagrammer! Og nu vil alle dine kolleger spørge dig, hvordan du gjorde det, og om du kan gøre det for dem, så hold måske en fluesmækker ved hånden.
Har du andre pivottabeltip at dele? Fortæl os om dem nedenfor, hvis du gør det.