Sandsynligvis en af de bedste funktioner, Smartsheet har at tilbyde, er at lave projektrapporter. At tillade projektledere at arbejde med data fra forskellige ark i en enkelt visning kan være en reel tidsbesparelse. Denne proces kan dog virke udfordrende for dem, der aldrig har lavet rapporter eller lige er begyndt at bruge Smartsheet. Hvis du tilhører en af de to kategorier, er du kommet til det rigtige sted.
I denne trinvise vejledning fortæller vi dig alt, hvad du behøver at vide om oprettelse af en rapport i Smartsheet. Du vil gå væk og vide, hvad de forskellige rapporttyper er, og hvordan du konfigurerer hver enkelt.
Hvordan opretter man en rapport i Smartsheet på en pc?
Enhver succesfuld projektleder skal vide, hvordan man multitasker effektivt. At følge med igangværende opgaver, ugentlige salg eller andre projekter kan være skræmmende uden rettidige rapporter om hver af disse aktiviteter. Rapporter er især nyttige til at besvare kerneforretningsspørgsmål og administrere og holde styr på en arbejdsgang.
Du kan redigere, opsummere eller sortere alle data i en rapport. Når du har oprettet en, kan du sende, dele eller udgive den med dine kolleger eller interessenter.
Du kan oprette to grundlæggende rapporttyper i Smartsheet-computerbrowserappen: Række- og arkoversigtsrapporter.
Rækkerapporterne akkumulerer øjeblikkeligt rækkedata fra forskellige ark. Takket være disse rapporter kan du få et overblik over alle ufuldstændige opgaver, betalinger, der ikke er gået igennem, eller anden information stablet i rækker.
Arkoversigtsrapporten viser oversigtsfeltoplysninger på tværs af forskellige ark. Dette er et glimrende værktøj til at få et detaljeret overblik over forskellige projekter.
Du kan bygge række- og oversigtsrapporter i Report Builder inde i Smartsheet-desktopbrowserappen. Denne proces involverer en hel del trin, men de vil være et stykke kage for dem, der følger instruktionerne nedenfor nøje:
Rækkerapport
Trin 1: Oprettelse af rækkerapporten
- Log ind på din Smartsheet-browserkonto på dit skrivebord.
- Naviger til menutegnet i øverste venstre hjørne af vinduet.
- Klik på plustegnet for at gå ind i Solution Center.
- Klik på "Opret" i venstre sidebjælke.
- Vælg "Rapporter" fra de viste muligheder.
- Der vises et vindue, hvor du bliver bedt om at navngive rapporten og vælge rapporttypen.
- Vælg "Rækkerapport", og klik på "OK".
Du skal nu konfigurere din rapport for at kunne bruge den.
Trin 2: Konfiguration af rækkerapporten
Brug fanerne i den øverste værktøjslinje til at konfigurere rækkerapporten. Du kan konfigurere følgende: Kildeark, Kolonner, der skal vises, Filterkriterier, Grupper, Opsummer, Sortér. For eksempel kan du på fanen Filterkriterier vælge betingelser, der skal vises i din rapport. Du kan filtrere efter kommentarer, afdeling, beskrivelse, tildelt til og meget mere.
Trin 3: Sortering af rækkerapportresultater
En væsentlig del af oprettelsen af en rækkerapport er at sortere resultaterne efter felter:
- Klik på sektionen "Sorter" i værktøjslinjemenuen.
- Vælg et felt, som rapporten skal sorteres efter.
- Vælg "Sorter faldende" eller "Sorter stigende" for, hvordan du vil sortere resultaterne.
Hvis du vil tilføje flere sorteringskriterier, skal du klikke på "Sortér efter en anden kolonne". Du kan ikke sortere rapportresultaterne efter mere end tre felter.
Hvordan opretter man en rapport i Smartsheet iPhone-appen?
Smartsheet iPhone-appen giver dig adgang til og redigere oplysninger i alle tilgængelige ark og rapporter. Dette kan være en rigtig livredder, når du er ude uden din computer, og du får en improviseret datakonfigurationsopgave, der skal udføres med det samme.
Smartsheet-mobilappen tillader dog ikke brugere at oprette nye rapporter. Som anbefalet på deres hjemmeside, bruger du bedst appen med tidligere opsatte rapporter eller ark. Du bør bruge desktopversionen til at opsætte en rapport eller byggeautomatisering, anvende formler og andre administrative ændringer. Du kan foretage ændringer i kolonnerne på din telefon, hvis du er en arkadministrator eller -ejer.
Hvordan opretter man en rapport i Smartsheet Android-appen?
At have adgang til Smartsheet-rapporter på din Android-enhed kan være overraskende praktisk, især når din computer er uden for rækkevidde. Desværre understøtter Smartsheet Android-appen stadig ikke oprettelse af nye rapporter.
Du kan til enhver tid få adgang til alle rapporterne på dit arbejdsområde ved hjælp af din Android-enhed. Du kan også redigere kolonnerne, hvis du er ejer eller administrator af rapporten. Oprettelse af nye rapporter, ark eller arbejde med enhver administrativ ændring udføres bedst på Smartsheet-skrivebordsversionen.
Hvordan opretter man en oversigtsrapport i Smartsheet?
Oprettelse af en oversigtsrapport giver teams mulighed for at samle specifikke oversigtsfelter fra forskellige ark på ét sted. Dette giver alle mulighed for at få øje på vigtig information og data i en oversigt på porteføljeniveau. Du kan derefter nemt kombinere dataene i grupper, opsummere information ved at anvende funktioner og meget mere.
Her er, hvad du bør vide, før du opretter en oversigtsrapport i Smartsheet:
- Opsummeringsfelterne i alle ark, du planlægger at inkludere, skal navngives konsekvent. Appen vil udelukke oplysninger til et specifikt resumé, hvis der er selv den mindste forskel i mellemrum eller stavemåde.
- Brug de samme felttyper til alle oversigter, der akkumulerer de samme data. Du ønsker, at alle kolonnerne skal have et valutaformat, hvis du f.eks. samler pengeoplysninger. Dette vil hjælpe med at holde sig væk fra duplikerede rapportkolonner. Hvis nogle felter kun var tal, og andre var valutaer, ville du ende med to kolonner - en for hver felttype.
Sådan opretter du en oversigtsrapport i Smartsheet:
- Start Smartsheet-appen på din desktopbrowser.
- Gå over til menulinjen i øverste højre hjørne. Det er menuen med tre vandrette linjer.
- Vælg "Solution Center", der vises som et plustegn.
- Klik på knappen "Rapporter".
- Du vil se en prompt, der beder dig om at navngive rapporten og vælge en rapporttype.
- Vælg "Sheet Resume Report" mulighed.
- Tryk på "OK".
- (Valgfrit, kan gøres senere) I afsnittet "Kildeark" skal du vælge de kildeark, hvis arkoversigtsfelter du vil inkludere.
- (Valgfrit, kan gøres senere) Angiv de kolonner, der skal vises, under "Felter, der skal vises". Dette er oversigtsfelter, du ønsker at tilføje.
Du kan tilføje arkoversigtsrapporten direkte til dit dashboard med rapportwidgetten. Du kan også visualisere rapportdataene i diagrammer eller grafer og gøre det nemmere for dine kolleger at få adgang til oplysningerne.
For at oprette en porteføljevisning af alle inkluderede data, skal du definere, hvilke oplysninger der skal trækkes ind i oversigtsrapporten. Du kan gøre det ved at navigere gennem værktøjslinjens indstillinger:
- Kildeark: Angiv hvilket ark og arkresumé, der skal medtages i rapporten.
- Kolonner, der skal vises: Vælg det opsummeringsfelt, der skal medtages i rapporten.
- Filterkriterier: Indstil parametre for de oplysninger, der vises i rapporten.
- Gruppe: Organiser rækker ved at gruppere lignende data i logiske klassifikationer.
- Opsummering: Udtræk kernerapportoplysninger.
- Sorter: Vælg, hvordan rapportoversigtsdataene skal sorteres.
For at anvende alle disse ændringer skal du klikke på "Gem" i øverste højre hjørne af appvinduet. Du vil derefter kunne se alle de oplysninger, der opfyldte kriterierne valgt ovenfor.
Hvordan opretter man en statusrapport i Smartsheet?
Statusrapporter hjælper med at opsummere projektets overordnede fremskridt, og deres hovedmål er at holde alle informeret om de igangværende ændringer og potentielle risici eller vejspærringer. Heldigvis har Smartsheet tonsvis af gratis skabeloner, du kan bruge til at oprette en detaljeret statusrapport. Du kan finde dem på denne side.
Du kan også lave din egen statusrapport og kun se på skabelonerne for at få inspiration. Her er nogle af de grundlæggende sektioner, du bør inkludere i din statusrapport:
- Projekt navn. Det er her du skriver navnet på projektet. Navnet skal være tydeligt nok for alle interessenter, der måtte have et kig på statusrapporten.
- Projektleder. Navn på den ansvarlige for projektet.
- Projektperiode. Det tidsrum, som projektet dækker.
- Dato for færdiggørelse. Du skal skrive projektets forfaldsdato her. Hvis der ikke er nogen nøjagtig forfaldsdato, kan du skrive den anslåede.
- Budget. Hvad er status for dit projekts budget? Det er her, du indtaster, om det er i mål eller ej.
- Tidsplan. Det er her du skriver status for din projektplan ned. Er der nogen vejspærringer, eller er alt på skinner indtil videre?
- Kvalitet. Her kan du indtaste, om projektet er vellykket eller hælder til en risiko.
- Omfang. Skriv ned projektets omfang, og om det oprindelige var for stort eller lille.
- Risici. Skriv om alle de risici, dit projekt blev konfronteret med. Hvad er deres status nu?
- Vejspærringer. Nævn alle andre vejspærringer, der kan forstyrre dit projekt.
Disse sektioner vil være mere end nok til at skabe en klar rapport, der sporer alle faser af et projekts succeser.
Oprettelse af en rapport i Smartsheet
Oprettelse af rapporter for at spore projektforløb er afgørende for at sikre en detaljeret, kompakt og tidsbesparende arbejdsgang. Ved at kombinere data fra flere ark i én porteføljevisning kan du nemt dele nøgleoplysninger med interessenter. Med Smartsheet kan du gøre netop det. Forhåbentlig kan du, efter at have læst vores guide, oprette rapporter i Smartsheet på egen hånd.
Hvilken rapporttype finder du særligt nyttig til projektledelse? Del dine tanker og erfaringer i kommentarfeltet nedenfor.