Det burde ikke være en opgave at slette filer i Google Docs. Vi er ofte overbelastet med filer, billeder, musik og mange års data, som vi ikke længere har brug for. Hvis dine Google Docs bliver en smule fyldte, hvilket gør det svært at finde dokumenter, er der måder at organisere og slette det uønskede indhold på.
Nogle gange kan du finde på at stirre på en komplet liste over filer, du enten ikke vil have, ikke har brug for eller bare ikke har plads til.
Personligt er det ikke ualmindeligt, at min liste over Google Docs viser horder af unavngivne filer, dubletter og delte dokumenter, der ikke længere arbejdes på. Google gør det så utrolig nemt at gemme og dele filer, at alle disse dokumenter efter et stykke tid vil rod i dit Google Drev, gøre dig uorganiseret, øge din produktivitet og øge dit stressniveau.
Så hvordan går du om at slette alle disse uønskede filer? Er der filer, der er værd at beholde, og af dem, du har valgt at slette, er de virkelig, virkelig væk?
Du vil opdage, at Google Drev vil være nyttig for dig i denne proces, så det ville gavne dig at lære at bruge Google Drev godt.
Sådan sletter du filer fra Google Docs
Titlen siger måske 'flere', men jeg vil også dække den tilgang, der bruges til at slette individuelle filer. Sådan sletter du en enkelt fil fra din oppustede Google Docs-liste:
- Mens du er i Google Docs, skal du vælge den fil, du vil slette, og venstreklikke på menuikonet (angivet med tre lodrette prikker) for den pågældende fil.
- Vælg fra valgmulighederne i pop op-vinduet Fjerne for at få det fjernet fra din liste.
- En dialogboks vises nederst på skærmen, der angiver, at filen er blevet flyttet til papirkurven. På højre side af dialogboksen er FORTRYD mulighed. Klik FORTRYD hvis du ved et uheld sletter en fil.
Sådan sletter du flere dokumenter
Google Docs var ikke beregnet til at organisere dine dokumenter, du kan ikke slette flere filer på én gang. I stedet skal du gå over til Google Drev. Heldigvis kan du slette flere Google-dokumenter fra Google Drev.
Træk listen over lukkede filer op.
Venstre-klik på en fil, du vil slette. Hvis dette er den eneste fil, du vil slette, kan du klikke på Skraldespand ikonet øverst til venstre eller højreklik på filen og vælg Fjerne fra menuen.
For at slette flere filer, efter at have venstreklikket på den første fil, skal du holde nede CTRL tast og venstreklik på hver af de resterende filer, du vil slette.
Fortsæt med at gøre dette, indtil alle filer er blevet valgt. Hvis de filer, du vil slette, er placeret efter hinanden, kan du holde nede Flytte tast efter at have valgt den første fil, og klik derefter på den sidste fil i kæden, du vil fjerne.
Når alle filer er valgt, skal du højreklikke på en af dem og vælge Fjerne fra menuen eller klik på Skraldespand ikonet øverst til højre i vinduet.
Alle filer, der blev valgt, vil nu blive flyttet til Affald .
Arkivering/skjul ældre delte Google-dokumenter og skabelongalleriet
Hvis du leder efter en hurtig oprydning i dine Google Docs, er der en enkel måde at skjule de dokumenter, der er blevet delt med dig. Ofte oplever vi, at vores Google Drev er blevet så rodet med delte filer, at det kan være skræmmende at slette dem alle.
Der er en et-klik mulighed for at rydde op i udseendet af dine Google Docs, mens de opbevares til fremtidig reference.
For at skjule de dokumenter, du ikke ejer, skal du gøre dette:
Klik for at åbne den og vælg "Ikke ejet af mig". Dine Google Docs vil nu kun vise de dokumenter, der er blevet delt med dig.
Du kan også bruge denne funktion til at bortfiltrere alle filer, der ikke ejes af dig, hvilket gør det nemmere at slette de dokumenter, du ikke længere har brug for.
Hvis det også gør det visuelt mere tiltrækkende for dig at miste skabelonlisten, kan du gøre det ved at åbne menuen (angivet med tre lodrette prikker) placeret til højre for ordene 'SKABELAGALLERI' og vælge Skjul skabeloner .
Slet din revisionshistorik
En funktion ved Google Drev er, at revisioner af dine dokumenter gemmes automatisk, uden at du behøver at gøre noget. For at se revisionslisten kan du trykke på CTRL+ALT+SHIFT+H på samme tid. Selvom denne funktion er utrolig nyttig, hvis du nogensinde planlægger at vende tilbage til en tidligere version af et dokument eller bare vil gennemgå de foretagne ændringer, vil du måske ikke have, at andre nysgerrige øjne skal se det.
Som standard slettes al revisionshistorik automatisk efter 30 dage. Det kan dog være for lang ventetid for nogle. Den eneste mulighed, der er tilbage, er at tvinge Google Drev til helt at slette revisionshistorikken med det samme, og for at gøre det kræver det, at du laver en kopi af det dokument.
Det du skal gøre er:
- Log ind på Google Drev, og højreklik på dokumentet med den revisionshistorik, du vil slette.
- Vælge 'Lav en kopi' fra pop op-menuen.
- Når en kopi er lavet, skal du vælge at Fjerne det nyligt kopierede (ikke kopien) dokument, eller vælg dokumentet og klik på Papirkurv-ikonet øverst til højre. Dette vil ikke kun fjerne dokumentet, men også dets revisionshistorik.
- Højreklik derefter på kopien af det dokument, du lige har slettet, og vælg Omdøb fra pop op-menuen. Omdøb dit dokument til dets originale titel, eller giv det en ny, og klik derefter Okay .
- For at bekræfte skal du åbne dokumentet og klikke på "Filer". Vælg "Se versionshistorik" fra menuen og se, at der ikke er mere revisionshistorik for dokumentet.
Tøm papirkurven (permanent sletning)
Indtil videre har du kun fjernet filer og dokumenter fra visning. For at slette en eller flere filer permanent, skal du dykke lidt i skraldespanden. Når en fil er blevet slettet permanent, mister alle, du har delt filen med, adgang til den.
Rejs tilbage til Google Drev og tryk på 'Papirkurv' fra menuikonet. Højreklik på den fil, du gerne vil slette, og tryk på 'Slet for evigt.' Noter også muligheden 'Gendan' her. Hvis du nogensinde ved et uheld sletter et element, kan du gendanne det fra papirkurven i Google Drev.
Overfør filejerskab
Hvis du har en delt fil (som du er ejer af), som har betydning for dem, den er blevet delt med, kan du overføre ejerskabet til dem i nogle få nemme trin.
Enhver anden, du har delt en mappe eller fil med, kan kræve ejerskab, hvis du er villig til at opgive den. Sådan giver du eneejerskabet af en fil til en delt part:
- Gå til Google Drev og vælg mappen til ejerskabsoverførsel. Hvis du vil vælge flere mapper, skal du holde nede CTRL tasten, mens du vælger hver af dem, eller hold nede Flytte hvis filer er fortløbende justeret.
- Klik på Del ikon øverst til højre (angivet af en person silhuet med et '+')
- Vinduet "Del med personer og grupper" åbnes. Vælg navnet på den person, du vil give ejerskabet.
- Til højre for den fremtidige ejers navn skal du klikke på ikonet med pil ned og ændre det til "Gør ejer".
- En pop op-boks vises for at bekræfte de foretagne ændringer, vælg "Ja" for at bekræfte.
- Klik Færdig for at overførslen træder i kraft.
Du er stadig i stand til at redigere mappen, selv efter overførsel af ejerskab. Den nye ejer kan beslutte, om adgangen skal tilbagekaldes eller ej. Du kan nu slette mappen fra din Google Drev-liste, mens du efterlader den i god behold hos den nye ejer.
File Shredder (alle filer slettet)
Sådan sletter du alle filer for altid:
- Mens du er i Google Drev, skal du vælge menuen i venstre side Affald .
- Kontroller for at sikre, at alle filer på listen er dem, du vil fjerne helt.
- Klik på den øverste del af fillisten Tømme skrald for permanent at slette alle elementer på listen.
