Billede 1 af 9
Når det kommer til at udslette hverdagsdokumenter, er der sjældent meget behov for at vove sig ud over Words Hjem-fane. Men gemt væk i grænsefladen er der et væld af yderligere værktøjer, der venter på at blive opdaget. Disse funktioner er ikke rigtig "hemmelige", men mange brugere finder dem aldrig - og de kan spare dig for betydelig tid og kræfter.
Nedenfor skitserer vi vores top 20 let oversete funktioner i Word. Mange af dem har været i Word i et årti eller mere og kan findes i menuerne i Word XP og Word 2003, men vi vil fokusere på båndgrænsefladen fra Word 2007 og nyere, som trods alt blev opfundet for at hjælpe brugere finder softwarens mere esoteriske funktioner.
1. Vælg Lignende formatering
I en ideel verden ville hvert element i dit dokument have en stil tildelt det. Men hvis du har stolet på lokal formatering, er det stadig nemt at foretage globale ændringer. Redigeringssektionen yderst til højre på fanen Hjem indeholder den praktiske mulighed for at "Vælg al tekst med lignende formatering". Dette giver dig mulighed for nemt at fremhæve alle dine ad hoc-overskrifter, billedtekster og så videre på én gang og justere deres udseende i et enkelt snuptag – eller anvende en stil for lettere styring i fremtiden.
2. Udklipsholderpanel
Udklipsholderpanelet tilbyder en bekvem måde at beholde mere end ét element på dit udklipsholder på én gang. Klik på det lille pop-out-ikon i Udklipsholder-sektionen på fanen Hjem for at åbne det. Op til 24 nylige klip- og kopieringsoperationer huskes, og du kan klikke på en af dem for at indsætte den ved indsættelsespunktet. Rullemenuen Indstillinger nederst lader dig kontrollere, hvornår panelet Udklipsholder vises; en mulighed er at få det til at vises, når du trykker Ctrl+C to gange.
3. Oversæt
Words anmeldelse | Oversæt-funktionen sender teksten i dit dokument til Microsoft Translator-websiden og viser en oversættelse i et browservindue. I Word 2010 og 2013 kan du også aktivere Gennemgang | Oversæt | Mini Translator, som præsenterer et spøget værktøjstip, når du holder musemarkøren over et valgt tekststykke; flyt markøren hen på den for at se en pop op-oversættelse på dit valgte sprog. Der er snesevis af sprog at vælge imellem: gennemse dem ved at vælge Vælg oversættelsessprog i rullemenuen Oversæt.
4. Kerning
Professionel desktop publishing-software understøtter kerning – den selektive justering af afstanden mellem tegnene for at gøre teksten mere æstetisk tiltalende. Word gør ikke dette som standard, men det kan aktiveres ved at klikke på pop-out-ikonet i Font-sektionen på fanen Hjem og markere boksen mærket "Kerning for fonts"; indtast en minimumspointstørrelse i boksen til højre. Hvis du bruger kerning på bittesmå skrifttyper, kan bogstaverne dog se ud til at løbe sammen, hvilket reducerer læsbarheden.
For lettere adgang, brug CTRL+D-tastaturgenvejen eller CMD+D på en Mac. Denne genvej fører dig direkte til skærmen Fonts, uanset hvilken version du bruger. De, der kører Word 2007 eller tidligere, skal kontrollere indstillingen Tegnafstand. Hvis du kører en nyere version, skal du vælge fanen 'Avanceret' øverst i pop op-vinduet som vist ovenfor.
5. Indsæt diagram
Hvis du vil inkludere et Excel-diagram i dit dokument, behøver du ikke at forlade Word. Vælger Indsæt | Diagram i Word åbner en miniature Excel-visning, hvor du kan redigere eller importere dine data. Bare luk Excel-vinduet, når du er færdig - det vil blive præsenteret i diagramform i Word. Øverst i Word-vinduet giver fanerne Diagramværktøjer dig fuld kontrol over designet og udseendet af dit diagram, så der er ingen grund til at starte Excel manuelt.
6. SmartArt
SmartArt hjælper dig med at illustrere processer og relationer gennem næsten 200 præ-designede layouts til pyramideorganisationer, cyklusser, hierarkier, matricer og mere. For at bruge det i Word skal du blot klikke på Indsæt | SmartArt og vælg en skabelon. Indtast derefter dine etiketter i det flydende panel, der vises, og træk i håndtagene for at ændre størrelsen på SmartArt. Hvis du vil have det til at flyde over dit dokument, kan du nemt opnå dette ved at oprette en tekstboks (via Indsæt | Tekstboks) og sætte din SmartArt i den.
7. Indsæt skærmbillede
Hvis du skriver en vejledning – eller du blot ønsker en nem måde at inkludere et billede fra et andet program i dit dokument – kan du få fat i et område af Windows-skrivebordet ved at vælge Indsæt | Skærmbillede; rullemenuen lader dig importere ethvert åbent vindue direkte som et billede. Alternativt kan du vælge indstillingen Screen Clipping for at trække et rektangel med musen og fange et tilpasset område af skærmen.
8. Indsæt hurtige dele
Virksomheder har ofte brug for at oprette breve og dokumenter, der indeholder standardelementer eller paragraffer, såsom en adresse. Words autotekst-funktion kan hjælpe. Vælg et tekststykke, og vælg derefter Indsæt | Hurtige dele | Autotekst | Gem markering i autotekstgalleri. Du kan nu genindsætte teksten i ethvert dokument ved at vælge den fra Indsæt | Hurtige dele | Autotekst-menu. Du kan også konfigurere Quick Parts for elementer som dit firmanavn og e-mailadresse, og i Building Blocks Organizer kan du også konfigurere hurtige skabeloner og objekter.
Husk, at denne mulighed ikke er tilgængelig for Mac-brugere i skrivende stund.
9. Orddeling
Hvis du lader det ulige ord spredes over to linjer, kan det forbedre dit dokuments udseende. Det kan forhindre din højre margen i at blive for ujævn, eller i fuldt berettiget tekst kan det forhindre store "øer" med hvidt mellemrum i at blive vist mellem hvert ord. Word kan automatisk binde ord efter behov, men funktionen er slået fra som standard: for at aktivere den skal du gå til fanen Sidelayout og vælge Orddeling | Automatisk.
10. Linjenumre
Hvis du henviser til kode, juridiske dokumenter eller endda poesi, vil du måske nummerere dine linjer for nem reference. Words nummererede listeværktøj anvender indrykningsindstillinger, der måske ikke er, hvad du ønsker: vælg Sidelayout | Linjenumre i stedet og Word vil anvende pæn nummerering i dokumentmargenen. Som standard anvendes linjenummerering på hele dokumentet, men du kan få det til at springe markeret tekst over ved at vælge Linjenumre | "Undertryk for nuværende afsnit".
11. Digitale signaturer
Det er ikke altid indlysende, om et digitalt dokument er en autentisk original. For at signere et dokument med en personlig krypteringsnøgle skal du gå til fanen Filer (eller kuglen i Word 2007), vælge Beskyt dokument og vælge "Tilføj en digital signatur"; du bliver bedt om at gemme dokumentet, før din signatur tilføjes. Signaturen vil automatisk blive ugyldig, hvis dokumentet ændres, så dets tilstedeværelse er en garanti for ægthed. Hvis du vil invitere en anden til at underskrive et dokument, skal du gå til fanen Indsæt og i tekstsektionen vælge Signaturlinje.
12. Vandmærke
Når du cirkulerer et udkast til et dokument eller deler noget privat med en arbejdskollega, er det nyttigt at kunne vandmærke siden, så du med et øjeblik kan se, hvilken type dokument det er. Rullemenuen Vandmærke under fanen Sidelayout giver dig mulighed for at tilføje et stort gråt vandmærke, der siger "KLADDE", "FORTROLIGT" eller "HASTER" med to klik. Vælg Brugerdefineret vandmærke for at placere din egen tekst eller et billede.
Mac-brugere skal bruge fanen 'Indsæt' øverst på deres computerskærm for at få adgang til indstillingen Vandmærke.
13. Citater
For akademiske værker kan Word også hjælpe dig med at administrere dine citater. På fanen Referencer finder du en knap til at administrere kilder; her kan du indtaste detaljerne for hvert værk, du henviser til, og derefter indsætte referencer til dem ved at klikke på rullemenuen Indsæt citat. Du kan vælge et citatformat blandt 14 anerkendte stilarter, inklusive APA- og MLA-standarder, og i slutningen kan du generere en bibliografi med et enkelt klik.
14. Makroer
Offices scripting-grænseflade er mildest talt sofistikeret, men hvis du vil automatisere en enkel, gentagen opgave, er der ingen grund til at skrive en kodelinje. På fanen Vis skal du klikke på rullemenuen Makroer og vælge Optag makro. I den dialog, der åbnes, skal du vælge en knap eller tastaturgenvej (husk at klikke på Tildel for at bekræfte dit valg); udfør derefter den opgave, du vil automatisere. Når du er færdig, skal du gå tilbage til rullemenuen og vælge Stop optagelse. Hvis du nu trykker på din valgte knap eller tastekombination til enhver tid, gentages de handlinger, du har optaget.
15. Oversigtsvisning
Hvis du bruger Word til et stort projekt, såsom en universitetsafhandling eller en roman, kan det være nyttigt at opdele dokumentet i sektioner og underafsnit. Gå til Vis | Outline for at få adgang til en hierarkisk visning, der lader dig markere overskrifter og skjule brødteksten under dem; dette giver dig et klart overblik over dit dokument, som nemt kan omorganiseres ved at flytte sektioner rundt. Du kan også samle flere dokumenter i ét masterprojekt: Klik på Vis dokument i sektionen Masterdokument på fanen Disposition for at importere eller oprette underdokumenter.
16. Sidefarve
Hvis du vil have dit dokument til at skille sig ud, kan du bruge Sidelayout | Sidefarve dropdown for at anvende en baggrundsvask; vælg Fyldeffekter, og du kan tilføje mønstre og teksturer. Fyld og mønstre anvendes automatisk på alle sider i dit dokument. Selvom du kan se dem på skærmen, bliver de ikke udskrevet, så de vil ikke forstyrre læsbarheden af dine papirkopier.
Nogle brugere kan finde valget Sidefarver under fanen "Design" afhængigt af den version af Microsoft Word og det system, du bruger.
17. Indsæt indeks
En tredje nyttig funktion til længere værker er muligheden for automatisk at generere et indeks. For at bruge denne funktion skal du først markere dine referencer i teksten ved at vælge det relevante ord eller den relevante sætning og derefter klikke på Referencer | Indsæt indeks. Når du har markeret alle dine søgeord, skal du klikke på Indsæt indeks for at oprette et indeks. Dette vil indeholde referencer til de forekomster, du har markeret, og selvopdaterende links til de sidetal, de vises på.
18. Kombiner og sammenlign dokumenter
Word kan automatisk sammenligne eller kombinere to dokumenter: du finder værktøjet under Gennemgang | Sammenligne. Hvis du foretrækker at udføre jobbet selv, skal du klikke på Vis | Se side om side; dette vil automatisk placere dine dokumenter ved siden af hinanden med identiske zoomfaktorer, så du nemt kan se frem og tilbage mellem dem. Hvis du klikker på knappen Synchronous Scrolling, vil de endda rulle op og ned i låsetrin, når du flytter markøren rundt eller trækker rullepanelet.
19. Dokumentinspektør
Pressemedarbejdere og embedsmænd er tidligere havnet i varmt vand for at distribuere dokumenter med følsomme oplysninger indlejret i deres metadata, eller som kan gendannes via Words Track Changes-mulighed. Begå ikke den samme fejl: I Info-sektionen under fanen Filer (eller Orb i Office 2007) finder du et udvalg af muligheder under rullemenuen "Forbered til deling", som lader dig tjekke for skjulte oplysninger (og bekræfte kompatibilitet med andre udgaver af Word).
20. Tilpas båndet
Båndgrænsefladen er designet til at være mere stabil end den meget tilpasselige Office 2003-grænseflade. Men hvis du vælger Filer | Indstillinger | Tilpas Ribbon, du kan tilføje nye funktioner til det og fjerne dem, du ikke vil se. Du kan tilføje funktioner, der normalt ikke er eksponerede overhovedet - der er et nyttigt udvalg af "Kommandoer ikke i båndet" - og endda oprette dine egne faner. Hvis det er for kompliceret, kan du tilpasse værktøjslinjen Hurtig adgang, der vises øverst på skærmen, ved at bruge den lille rullepil i højre ende.
