Google Sheets ligner Microsoft Excel. Selvom det ikke direkte kan konkurrere med alle funktioner i Microsofts ældre applikation, holder Sheets sig selv som et kraftfuldt regnearksværktøj, der er i stand til at balancere budgetter, udføre ligninger og holde styr på data i realtid.
Mange af Excels funktioner er replikeret eller spejlet i Sheets, hvilket gør det nemt at skifte fra Microsofts produktivitetspakke til Googles egne tilbud. Brugere med grundlæggende regneark (dem uden brugerdefinerede makroer eller designelementer) kan faktisk bare importere deres Excel-filer direkte til Sheets uden problemer eller fejl.
Et problem, som regnearksbrugere har haft, er, at i processen med at importere og samle data fra flere kilder (en af de mange opgaver, som regneark er gode til), er det slet ikke ualmindeligt, at der vises tilfældige tomme celler, rækker og kolonner. inde i dokumentet. Selvom dette problem kan håndteres i mindre ark, hvor du bare kan slette rækkerne manuelt, er det et stort problem, når det dukker op i større dokumenter.
Det er dog hurtigt og nemt at fjerne disse tomme mellemrum, hvis du kender de rigtige trin. I denne artikel vil jeg vise dig, hvordan du fjerner alle tomme rækker og kolonner i dit Google Sheets-dokument ved hjælp af et autofilter.
Den simple metode
Hvis du forsøger at slette alle de tomme rækker under dit indhold, kan du. For at slippe af med alle de tomme kolonner skal du blot klikke på den række, du vil starte med, og bruge følgende tastaturkommandoer:
Æble – Kommando + Shift + Pil ned
PC – Kontrol + Shift + Pil ned
Når du har gjort dette, vil du bemærke, at hele arket er fremhævet. Højreklik og vælg muligheden for at slette alle rækker. Dit færdige produkt vil se sådan ud:
Du kan også gøre det samme for alle kolonnerne til højre for dine data. Brug de samme kommandoer som ovenfor, brug højre pil, marker alle kolonner, højreklik og slet. Dette efterlader et dataark, der ser meget renere ud.
Brug af Auto-Filter
Opsætning af et autofilter
Forenklet sagt; et autofilter tager værdierne inde i dine Excel-kolonner og omdanner dem til specifikke filtre baseret på indholdet af hver celle – eller i dette tilfælde manglen på samme.
Selvom de oprindeligt blev introduceret i Excel 97, er autofiltre (og filtre generelt) blevet en massiv del af regnearksprogrammer, på trods af det lille mindretal af brugere, der kender til og bruger dem.
Autofilterfunktionen kan bruges til en række forskellige sorteringsmetoder. Faktisk er de kraftige nok til at sortere og skubbe alle de tomme celler til bunden eller toppen af dit regneark.
- Start med at åbne regnearket, der indeholder tomme rækker og kolonner, du vil fjerne fra dit dokument.
- Når dokumentet er åbnet, skal du tilføje en ny række helt øverst i dit regneark. I den første celle (A1) skal du skrive det navn, du vil bruge til dit filter. Dette vil være overskriftscellen for det filter, vi er ved at oprette.
- Når du har oprettet den nye række, skal du finde filterikonet i kommandorækken i Google Sheets. Det er afbilledet nedenfor; dets generelle udseende ligner en omvendt trekant med en streg, der løber ud i bunden, som et martini-glas.
Ved at klikke på denne knap oprettes et filter, som som standard fremhæver nogle få af dine celler med grønt i venstre side af panelet. Fordi vi ønsker, at dette filter skal udvides til hele vores dokument, skal du klikke på den lille rullemenu ved siden af filterikonet. Her vil du se flere muligheder for at ændre dine filtre. Vælg øverst på listen "Opret ny filtervisning."
Dit Google Sheets-panel udvides og bliver en mørkegrå farve sammen med et indgangspunkt, hvor du kan indsætte parametrene for dit filter. Det er ikke afgørende, at du inkluderer hver enkelt kolonne, men sørg for, at du har inkluderet hver række og kolonne i dit dokument, der indeholder tomme mellemrum. For at være sikker kan du bare lade filteret dække hele dit dokument. For at indtaste dette i dit dokument skal du skrive noget som A1:G45, hvor A1 er startcellen og G45 er slutcellen. Hver celle imellem vil blive valgt i dit nye filter.
Brug af autofilteret til at flytte tomme celler
Denne næste smule kan virke lidt underlig, fordi den vil flytte og omorganisere dine data på en måde, der i bedste fald virker kontraintuitiv og i værste fald destruktiv.
Når dit filter er blevet valgt, skal du klikke på det grønne ikon med tre linier i A1-kolonnen på dit regneark, hvor du tidligere har angivet en titel. Vælg "Sortér A-Z" fra denne menu. Du vil se dine data flytte i alfabetisk rækkefølge, begyndende med tal og efterfulgt af bogstaver.
De tomme felter vil i mellemtiden blive skubbet til bunden af dit regneark. Fortsæt med at ty til dit regneark kolonne for kolonne, indtil dine tomme celler er flyttet til bunden af skærmen, og du har en solid blok med data vist øverst i Google Sheets. Dette vil sandsynligvis gøre dine data til et forvirrende, ulæseligt rod - bare rolig, det hele vil løse sig i sidste ende.
Sletning af dine tomme celler
Når dine tomme celler er blevet flyttet til bunden af dit regneark, er det lige så nemt at slette dem som at slette en hvilken som helst anden celle. Brug musen til at fremhæve og markere de tomme celler på dit regneark, der er blevet flyttet til bunden af dokumentet.
Afhængigt af antallet af tomme celler og arbejdsområdet på dit regneark, vil du måske zoome lidt ud af din skærm for at se mere af det omkringliggende område (de fleste browsere, inklusive Chrome, giver dig mulighed for at zoome ved at bruge Ctrl/Cmd og knapperne + og –; du kan også holde Ctrl/Cmd nede og bruge rullehjulet på din mus eller touchpad).
Klik og hold for at vælge de omgivende tomme celler, og træk musen hen over hver celle. Eller følg trinene ovenfor for hurtigt at slette alle celler under og til højre for dine data.
Når det er fremhævet, skal du blot højreklikke for at slette de tomme celler.
Omorganisering af dit regneark
Nu hvor du har fjernet de stødende tomme celler, kan du omorganisere dit regneark tilbage til normal rækkefølge. Mens du klikker på den samme menuknap med tre linjer fra tidligere inde i filteret, vil du kun tillade dig at organisere i alfabetisk eller omvendt alfabetisk rækkefølge. Der er en anden sorteringsmulighed: at slå dit autofilter fra.
For at gøre dette skal du klikke på trekantmenuknappen ved siden af autofiltreringsikonet i Sheets. Inde i denne menu vil du se en mulighed for dit filter (kaldet "Filter 1" eller et hvilket som helst nummerfilter, du har lavet), samt en mulighed for "Ingen". For at deaktivere det filter, du anvendte tidligere, skal du blot vælge "Ingen" fra denne menu.
Dit regneark vender tilbage til det normale som magi, men uden de tomme celler, du slettede tidligere.
Når cellerne er slettet, kan du genoptage omorganisering og tilføje data tilbage til dit regneark. Hvis denne metode af en eller anden grund får dine data til at falde ud af funktion, er det så enkelt at vende det som at dykke ned i dine dokumenters historie og vende tilbage til en tidligere kopi.
Du kan også bruge funktionen kopier og indsæt til nemt at flytte dine data rundt uden at skulle håndtere hundredvis af tomme celler, der blokerer din vej. Dette er ikke en perfekt løsning, men det virker for at skubbe dine data over massen af tomme celler i dit dokument. Og i sidste ende er det meget nemmere end at masseslette rækker én efter én.