Hvis du vil vide, hvordan du sletter Workspace i Asana, er det korte svar - det kan du ikke. Da det involverer mere end én bruger, tillader platformen dig ikke helt at fjerne den. Der er dog måder at omgå det på.
I denne artikel forklarer vi, hvordan du deaktiverer Workspace i Asana uden at slette det.
Hvordan opretter man et nyt arbejdsområde i Asana?
Hvad er et arbejdsområde helt præcist? Når du koordinerer et gruppeprojekt, er det bedst at oprette et delt rum til at gemme dokumenter og udveksle filer. Det rum kaldes et Workspace.
Det gode ved Asana er, at du ikke behøver et fælles e-mail-domæne for at samarbejde med mennesker. Hver deltager kan bruge deres personlige e-mail til adgang. Du kan også blive en del af flere organisationer med én konto. Du kan dog kun besøge dem, du tilhører på grund af privatlivspolitikker.
Til gengæld vil andre medlemmer ikke kunne se dit arbejdsområde, medmindre du sender dem en invitation. Sådan opretter du et nyt arbejdsområde i Asana:
- For at åbne "Mine profilindstillinger" skal du klikke på dit profilbillede.
- Åbn fanen "Mere".
- Vælg "Opret nyt arbejdsområde".
Når du er færdig, kan du begynde at invitere samarbejdspartnere til at slutte sig til dig.
Når først projektet er afsluttet, vil du sandsynligvis ikke bruge det pågældende arbejdsområde længere. Du kan dog faktisk ikke slette det fra Asana. I stedet skal du tage visse skridt for at deaktivere den. Sådan gør du:
- Fjern alle opgaverne på arbejdsområdet. Du kan gøre det ved at finde opgaverne i hovedruden og bruge genvejen Tab + Backspace. Du kan også åbne den højre rude og klikke på "Slet opgave".
- Sletning af projekter. Åbn rullemenuen ved at klikke på det lille pilikon ved siden af titlen. Vælg "Slet projekt".
- Fjern alle teammedlemmer. Gå til Teamindstillinger > Medlemmer. Vælg alle medlemmer undtagen dig selv. Klik på "Fjern".
Når du er færdig med at rydde alle data, kan du nu forlade arbejdsområdet. Sådan gør du:
- Åbn din profil og klik på dit billede.
- Gå til "Mere".
- Vælg "Fjern mig fra dette arbejdsområde."
Da der ikke længere er nogen medlemmer eller filer, er arbejdsområdet så godt som slettet.
Hvordan begrænser man adgangen til medlemmer i Asana?
Du kan stort set organisere hele rummet ved at bruge administrationskonsollen. Som skaberen vil du være den første til at sende invitationer ud til andre medlemmer. Sådan gør du:
- Åbn fanen "Medlemmer".
- Find knappen "Inviter medlemmer", og klik på den.
- Indtast din samarbejdspartners e-mailadresse.
- Fra rullemenuen skal du vælge det projekt, du vil dele med dem.
- Klik på "Send".
Hvis du ved et uheld har sendt en invitation til den forkerte person, er den ikke irreversibel. Sådan kan du annullere en invitation:
- Åbn "Medlem".
- Find den invitation, du ønsker at tilbagekalde.
- Klik på de tre små prikker ud for e-mailadressen.
- Klik på "Annuller invitation".
Administrationskonsollen giver dig også mulighed for at bestemme, hvilke personer der har adgang til hvilke projekter eller opgaver. Baseret på klaringsniveauet er der to typer medlemmer. Workspace-medlemmer har ubegrænset adgang og er i stand til at sende invitationer, tilpasse arbejdsområdet og mere.
Når du gør en person til et medlem med begrænset adgang, giver du dem mulighed for at oprette og redigere projekter og invitere andre medlemmer med begrænset adgang. De kan dog ikke foretage ændringer i arbejdsområdet eller skifte andres medlemskaber. Sådan begrænser du adgangen til medlemmer i Asana:
- Åbn fanen "Medlemmer" ved hjælp af administrationskonsollen.
- Find den person, hvis medlemskab du vil konvertere.
- Klik på de tre små prikker i højre side.
- Vælg "Medlem med begrænset adgang".
Arbejdsområdemedlemmer og administratorer kan også fjerne personer fra arbejdsområdet, mens medlemmer med begrænset adgang ikke kan. Dette er nyttigt, hvis du ved et uheld føjede den forkerte person til projektet. Sådan gør du:
- Gå til Teamindstillinger > Medlemmer.
- Find personens navn på medlemslisten.
- Vælg "Fjern".
Hvordan importerer man opgaver til Asana?
Der er flere arbejdsstyringsværktøjer, der hjælper dig med at overføre din arbejdsbyrde til Asana. Du kan flytte alle data fra regnearksprogrammer som Excel og Smartsheet.
Hvis du vil lære at importere opgaver til Asana, skal du først downloade CVS Importer. Du vil være i stand til at importere opgavenavnet og beskrivelsen, men også forfaldsdatoen og startdatoen, samarbejdspartnere, tilpassede felter og mere.
Sådan importerer du opgaver til Asana ved at bruge CVS Importer:
- Log ind på din Asana-konto.
- Find + knappen på menulinjen ovenfor. Klik for at starte et nyt projekt.
- Vælg "Tilføj opgave via" fra rullemenuen, og klik derefter på "CSV."
- Brug musen til at trække filen til importøren.
- Afhængigt af om dit regneark har en overskriftsrække eller ej, skal du klikke på "Brug første række som kolonnenavne."
- Udfyld oplysningerne i vinduet "Kortkolonner".
- Klik på knappen i nederste venstre hjørne for at begynde at importere.
Før du importerer opgaven, kan du foretage nogle formateringsændringer af dine dataindtastninger. Hvis du kortlægger dit regneark til Asana, vil alt forløbe glattere. Her er nogle tips til, hvordan man navngiver kolonnerne for automatisk at kortlægge dem i Asana:
- Du kan tilføje en tildelt til individuelle opgaver. Brug deres e-mailadresse til at kortlægge dem.
- Adskil startdatoen og forfaldsdatoen i to kolonner. For at spore dem i Asana skal du bruge formatet måned/dag/år.
- Opret detaljerede brugerdefinerede felter, hvis du ejer Asana Premium. Brug sektionerne til at bestemme dine prioriteter.
- Sæt milepæle for at hjælpe dig med at overvåge projektets udvikling.
Hvordan annullerer man Asana?
Hvis du er gået videre til en anden projektleder, kan du til enhver tid opsige dit Asana-abonnement. Dette gælder både for gratis brugere og faktureringsejere. Faktureringsejere beholder også adgang til alle købte funktioner, indtil fornyelsesdatoen ankommer. Når du har opsagt dit abonnement, kan du ikke længere bruge noget værktøj.
Som faktureringsejer kan du til enhver tid også annullere individuelle betalte planer. Sådan annullerer du for eksempel et Premium Workspace:
- Åbn administrationskonsollen.
- Gå til fanen "Fakturering".
- Klik på "Rediger plan".
- Vælg at annullere.
Du kan foretage alle mulige ændringer i dit abonnement via fanen "Fakturering". Udover at skifte til en ny betalt plan, kan du også overføre ejerskabet til et andet medlem. Husk, at kun Workspace-medlemmer kan være Billing Owner. Medlemmer med begrænset adgang har ikke lov til at påvirke betalte planer.
Asana har også en 30-dages prøveperiode. Annulleringspolitikken er den samme, hvilket betyder, at du kan afslutte prøveperioden på ethvert givet tidspunkt. Sådan annullerer du Asana under en gratis prøveperiode:
- Gå til administrationskonsollen.
- Åbn fanen "Fakturering".
- Klik på "Annuller prøveversion" for at afslutte dit gratis abonnement.
Yderligere ofte stillede spørgsmål
1. Hvordan sletter jeg Asana?
Gratis prøveperioder er en fantastisk måde at afgøre, om noget virker for dig. Hvis det viser sig, at Asana ikke er til din smag, kan du trods alt deaktivere din konto. Sådan gør du:
1. Log ind på din konto og gå til "Profilindstillinger".
2. Åbn fanen "Konto".
3. Vælg indstillingen "Deaktiver konto."
Husk, at denne handling er irreversibel. Når du vælger at deaktivere, mister du alle data fra den konto. Hvis du ændrer mening om Asana, skal du logge ind igen.
Hvis du var medlem af en organisation eller et arbejdsområde, behøver du ikke bekymre dig om at forstyrre et projekt. Alle opgaver forbliver intakte, selvom du sletter din konto.
2. Hvordan sletter du et arbejdsområde på Huddle?
Naturligvis er Asana ikke den eneste software til fjernarbejde. Huddle er en anden løsning til projektledelse, der tilbyder lignende samarbejdsværktøjer. Du kan bruge det på både iOS- og Android-enheder, og det tilbyder et månedligt abonnement.
Ligesom i Asana kan du dele dine filer ved at oprette et arbejdsområde til dit team. Medlemmer kan derefter tilpasse Workspace til deres smag og invitere flere personer til at deltage. Sådan opretter du et nyt arbejdsområde på Huddle:
1. Log ind på din konto, og åbn dashboardet.
2. Find knappen "Opret nyt arbejdsområde", og klik på den.
3. Vælg en konto til arbejdsområdet, og klik på "Næste".
Du kan begynde at sende invitationer, når du har gennemført trinene.
I modsætning til Asana giver Huddle dig mulighed for at slette det delte rum, efter du har afsluttet projektet. Det er dog kun kontoadministratorer, der har tilladelse til at gøre det. Sådan sletter du et arbejdsområde på Huddle:
1. Gå til din profil. Klik på pilen i øverste højre hjørne for at åbne en rullemenu.
2. Gå til Kontoindstillinger > Arbejdsområde.
3. Find det arbejdsområde, du vil slette. Vælg "Slet" fra listen over handlinger.
4. Bekræft.
Når du har slettet et arbejdsområde i Huddle, kan du ikke fortryde det. Sørg for, at alle opgaver er udført, før du beslutter dig for at fjerne et arbejdsområde.
En ærlig dags arbejde
At arbejde eksternt har aldrig været nemmere takket være en bred vifte af projektstyringssoftware. Asana er absolut øverst på listen, når det kommer til samarbejdsværktøjer og en brugervenlig grænseflade.
At skabe et arbejdsområde er en fantastisk måde at organisere på, især når det kommer til større projekter. Selvom du ikke bogstaveligt talt kan slette det, når jobbet er udført, giver Asana mulighed for at deaktivere det.
Bruger du Asana eller anden arbejdsstyringssoftware? Synes du Workspace er praktisk, eller er det en hindring? Kommenter nedenfor og del dine erfaringer med fjernsamarbejde.